Volg eerst deze handleiding om onderstaande stappen correct uit te voeren.


1.    Binnenkomende facturen goedkeuren in Banqup


Stap 1: Log in op Banqup

  • Dit kan via de pc door de QR-code te scannen met je gsm.
  • Of rechtstreeks via de Banqup-app op je gsm.


Stap 2: Ga naar het menu Aankoopfacturen.


Stap 3: Daar kan je voor alle facturen tegelijkertijd acties uitvoeren zoals aanvaarden of weigeren.


Alternatief: 

Je kan ook per factuur afzonderlijk een actie uitvoeren:

  • Klik op de drie puntjes achteraan het lijntje van de factuur

  • Of open de factuur rechtstreeks. 


Daar kan je:

  • De factuur weigeren of aanvaarden via de knop
  • Aangeven dat de factuur reeds betaald is


Stap 4: Je kan een factuur bekijken door dubbel te klikken op de lijn of via de drie puntjes achteraan.

Bovenaan in het factuuroverzicht kan je kiezen tussen:

  • Het PDF-voorbeeld van de factuur
  • Of gewoon de informatie


Stap 5: Via de optie "Kolommen" kan je zelf bepalen welke kolommen zichtbaar zijn in het overzicht van de facturen.

Zo kan je het scherm aanpassen aan je voorkeuren en enkel de informatie tonen die voor jou relevant is.


2.    Facturen inlezen in Toppix Fiscaal

Stap 1: Open Toppix Fiscaal.


Stap 2: Ga naar het menu:

Boekingen → Aankopen

(of Boekingen → Verkopen, afhankelijk van het type factuur).


Stap 3: Selecteer het juiste boekjaar en het juiste dagboek.


⚠️ Let op bij Verkopen:

Als de reguliere verkopen reeds uit Facturatie komen, kies hier het tweede dagboek om enkel de aankoopborderellen in te lezen. We kunnen namelijk niet inlezen in een dagboek dat al gekoppeld is aan Toppix Stock & Facturatie.


Stap 4: Ga naar:

Menu Gegevens → Gegevens ophalen uit Banqup


Stap 5: Instellingen voor het ophalen van facturen

  • Kies of u een maand of een kwartaal wil ophalen.
  • Selecteer de gewenste periode. Let op: afgesloten periodes kunnen niet meer gekozen worden.
  • Facturen van vóór de gekozen periode die nog niet zijn ingelezen, zullen ook mee verschijnen.
  • Vul de gewenste boekingsdatum in. Standaard wordt hier de einddatum van de gekozen periode ingevuld.
  • Kies een standaardrekening die gebruikt mag worden om de detaillijnen van de factuur op te boeken, indien er geen rekeningnummer is gekoppeld aan de leverancier of klant.


Daarna kom je terecht in het boekingsscherm. Afhankelijk van je selectie zie je hier:

  • Enkel de aankoopfacturen
  • Of enkel de verkoopfacturen


Stap 6: Klant of leverancier kiezen

Als het btw-nummer uit de factuur overeenkomt met een bestaande klant of leverancier in Toppix, wordt deze automatisch gekoppeld en is het veld al correct ingevuld.


Indien er geen automatische koppeling gebeurt, kan je via de dropdownlijst zelf een passende klant of leverancier selecteren.

→ Als bij die persoon nog geen btw-nummer geregistreerd staat, wordt het btw-nummer uit de factuur automatisch overgenomen.


Je kan ook een nieuwe klant of leverancier aanmaken via het groene blokje naast het veld.


Stap 7: Facturen boeken

In het begin kan er overlap zijn tussen facturen die via Peppol binnenkomen en facturen die al manueel zijn ingeboekt.

→ Deze hoeven uiteraard niet opnieuw ingelezen te worden.

→ Vink in de tweede kolom aan: “Nooit inlezen”. Zo worden ze bij een volgende sessie niet meer weergegeven.


Alle andere facturen mag je aanduiden om in te lezen via:

→ Het eerste vinkje “OK” naast elke factuur,

→ Of via de knop “OK” bovenaan om meerdere tegelijk te selecteren.


Met de knop “OK” onderaan worden alle geselecteerde facturen geboekt.


Stap 8: Controle en goedkeuring

Na het boeken worden de facturen weergegeven in het aankoop- of verkoopscherm voor een laatste controle.

→ Door op “OK” onderaan te klikken, worden de facturen goedgekeurd.

→ Ook facturen van medecontractanten kunnen hier aangepast worden.


Stap 9: Later goedkeuren

Je kan er ook voor kiezen om een factuur later goed te keuren.

→ Dit geef je aan door in het scherm op “Nee” te klikken bij de betreffende factuur.


De facturen die je nog niet hebt goedgekeurd, blijven in het overzicht staan als ‘te controleren’.


Belangrijk:

Zolang niet alle facturen zijn goedgekeurd, kan je geen btw-aangifte, btw-listing of andere lijsten opvragen in het systeem.


Stap 10: Controle van facturen

  • Controleer altijd of de btw correct is ingevuld, vooral bij buitenlandse facturen en bij medecontractanten.
  • Zet het bolletje ‘medecontractant’ correct indien van toepassing.
  • Controleer de rekeningnummers waarop de detaillijnen van de factuur geboekt staan.
  • Met de knop “All” kan je alle gebruikte rekeningen (6-rekeningen bij aankopen en 7-rekeningen bij verkopen) van een klant of leverancier opvragen.