1.    Peppol instellen in Toppix

Om het verzenden en ontvangen via Banqup mogelijk te maken, volg je deze stappen.


2.    BTW-nummer van de klanten nakijken

Ga naar Menu Algemeenheden → Klanten en Leveranciers.


Klik de klant open:

  • Tabblad 'Adres':
    Controleer het BTW-nummer: elk nummer mag maar 1 keer voorkomen en de BTW-landcode moet correct ingevuld zijn
    Voorbeeld:
  • Tabblad 'Adres':
    Vul het e-mail adres in van de particulieren en de buitenlandse klanten met BTW-nummer.
    Dit is nodig zodat ze de mail via Banqup ontvangen.
  • Tabblad 'Fisc en Fact':
    Controleer het Type: btw-binnenland, buitenland of particulier


Ga hierna naar Menu Gegevens → Controle BTW-nrs.

Hier zie je een overzicht van alle actieve klanten en leveranciers met hun type en BTW-nummers.


Kolommen met controles:

  • Andere naam met zelfde BTW-nr:
    Hier zie je ook de andere actieve klant die hetzelfde BTW-nummer heeft. Dit kan je vermijden door 1 van de 2 klanten op niet-actief te zetten.
  • Controle BTW-nr:
    • Buitenlands BTW-nr: het landcode adres komt niet overeen met de landcode van het BTW-nummer
    • Enkel puntjes: geen spaties en puntjes
    • Moet steeds 12 tekens lang zijn, gebruik dit formaat: xxxx.xxxx.xxxx
    • Fout BTW-nr: dit is een controle op de Belgische BTW-nummers die niet correct zijn
  • Controle type met BTW-nr:
    • BTW-plichtige heeft nog geen BTW-nr:
      Klanten die een BTW-plichtig type hebben, maar er is geen BTW-nr ingevuld.
      Dit is verplicht om te zorgen dat de facturen naar de juiste persoon in Peppol afgeleverd wordt, of dat de binnenkomende facturen aan de juiste klant gelinkt worden.
    • Particulier mag geen BTW-nr hebben
      BTW-nummer schrappen ofwel het type klant aanpassen
  • Controle landcode
    • Landcode komt niet overeen met BTW: deze moeten beiden van hetzelfde land zijn


3.    Rekeningnummer van de klanten/leveranciers nakijken (enkel voor klanten met Toppix Fiscaal)

Ga naar Menu Algemeenheden → Klanten en Leveranciers.


Voor een vlotte verwerking van facturen is het aangeraden om bij alle leveranciers — en ook bij klanten (indien je geen Stock & Facturatie gebruikt) — het juiste rekeningnummer al te koppelen aan de klantenfiche.

Zo worden de facturen bij het inlezen automatisch aan het juiste rekeningnummer toegewezen, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.


Ga naar de klantenfiche - kies voor het tabblad 'Fisc en Fact':

Hier kan je de juiste rekeningnummers invullen:

Standaard kiezen wij voor aankopen steeds de 1e 6-rekening, en bij verkopen de 1e 7-rekening.


4.    Factuur aanpassen

Voor een correcte verwerking en verzending van facturen via Banqup is het belangrijk dat:

  • Op de factuurlijntjes het aantal en de eenheidsprijs worden weergegeven.
  • Het e-mailadres van de ontvanger op de factuur staat.
    Wanneer je een factuur naar Banqup verstuurt, wordt bij het aanmaken van de klant in Banqup automatisch het e-mailadres ingevuld. Zo kan de factuur rechtstreeks gemaild worden vanuit Banqup, wat vooral handig is voor:
    • Particulieren
    • Klanten met een buitenlands btw-nummer
    • Klanten met een binnenlands btw-nummer die nog niet op Peppol zitten (overgangsperiode)


Je kan deze instellingen aanpassen via: Menu Algemeen → Layout Factuur


5.    Toppix Fiscaal: dagboek aanmaken

Indien u zowel Toppix Fiscaal als Toppix Stock & Facturatie gebruikt:

  • Aankopen worden via Banqup automatisch ingelezen in uw Toppix Fiscaal
  • Verkopen worden rechtstreeks doorgestuurd vanuit Toppix Stock & Facturatie naar Toppix Fiscaal


Extra situatie: Indien u ook aparte aankoopborderellen ontvangt van uw afnemers (bijvoorbeeld voor dieren, melk, enz.), en deze niet boekt in Toppix Stock & Facturatie, dan kunnen ze alsnog worden ingelezen in Toppix Fiscaal als verkopen.

Let op: hiervoor moet u een apart verkoopdagboek aanmaken, aangezien we niet kunnen inlezen in een dagboek dat reeds gekoppeld is tussen Toppix Fiscaal en Toppix Stock & Facturatie.


U kunt dit doen in Fiscaal via: Algemeenheden → Dagboeken → Nieuw